Ser freelancer em Portugal é uma tendência que tem crescido nos últimos tempos. Muitas são as vantagens dos freelancers como a flexibilidade de horários, maior rendimento, maior controlo no trabalho realizado mas também as responsabilidades nomeadamente as obrigações fiscais também existem, como impostos a pagar e declarações a executar.
Os rendimentos de um freelancer têm de obrigatoriamente ser declarados às Finanças.
Como tal, terá de seguir certos passos para que tenha a sua actividade de freelancer com uma situação fiscal regularizada.
Abrir actividade nas Finanças
Este deverá ser o primeiro passo para um freelancer abrir a atividade nas finanças. Atualmente, o processo é feito maioritariamente online, pois o acesso presencial encontra-se limitado nas repartições.
Antes de abrir atividade, deverá definir alguns pontos, como o CAE da sua atividade, volume de negócios, regime de contabilidade, importações, exportações entre outros aspectos. Terá igualmente de fornecer os seus dados de identificação e registar uma conta bancária (IBAN) a sua atividade profissional.
Os custos da Segurança Social
No primeiro ano existe uma isenção para o trabalhador independente não pagar à Segurança Social. Caso não pretenda usufruir desta isenção deverá ter uma contribuição mínima de 20 euros mensais.
Esta contribuição é calculada com base nos rendimentos dos 3 meses anteriores à declaração e realizada nos meses de Janeiro, Abril, Julho e Outubro.
Pagamento do IVA
Um freelancer em Portugal pode ficar enquadrado a nível do IVA no regime normal ou no regime de isenção.
O regime de isenção de cobrança do IVA enquadra os freelancers que no ano anterior ou no primeiro ano não tenham facturado mais de 13.000 euros anuais.
Tem como obrigatoriedade a entrega da declaração IVA realizada online para os freelancers em regime normal de IVA quando faturaram mais de 13.000 euros no ano anterior.
A declaração é trimestral e deve ser realizada até dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre correspondente. O pagamento desta é normalmente até dia 25 do mesmo mês da entrega.
Retenção na Fonte
Trata-se de um mecanismo em que uma percentagem do valor faturado é transferido diretamente para o Estado. É como uma forma de pagamento adiantada do IRS Imposto sobre Rendimento de pessoas Singulares.
Depois da entrega da declaração de IRS, o Estado calcula as contribuições que os trabalhadores pagaram através da retenção na fonte, evitando surpresas e valores extremamente elevados de IRS a pagar.
Existem várias taxas de retenção que podem ser aplicadas, sendo a taxa máxima de 25% e a de 20% a mais utilizada pelos freelancers.
IRS
Os rendimentos de um freelancer enquadram-se na categoria B do IRS. Nesta categoria de rendimentos existem dois regimes de tributação: simplificado ou contabilidade organizada. Até uma remuneração anual de 200 mil euros aplica-se o regime simplificado. No entanto, o freenlancer pode optar pela contabilidade organizada. Acima de uma remuneração anual de 200 mil euros, é obrigatório a contabilidade organizada.
Regimes de Tributação para Freelancers em IRS: Simplificado versus Contabilidade Organizada
Na categoria B do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares (IRS), os rendimentos auferidos por freelancers são classificados. Dentro desta categoria, existem dois regimes de tributação disponíveis: o regime simplificado e o regime de contabilidade organizada. Para compreender melhor qual é o mais adequado às suas necessidades, é essencial entender as diferenças entre os dois.
Regime Simplificado: Uma Abordagem Descomplicada
O regime simplificado é o mais comum entre freelancers, pois implica menos obrigações fiscais e despesas. A designação “regime simplificado” reflete exatamente essa característica. Nesse regime, a tributação dos rendimentos é calculada através da aplicação de coeficientes, os quais variam entre 0,15 e 0,95, dependendo da natureza dos rendimentos. Esse sistema permite que apenas uma parte dos rendimentos esteja sujeita a IRS, enquanto o restante é considerado como gastos relacionados à atividade profissional.
No caso específico dos rendimentos de um freelancer, gerados através do exercício de atividades profissionais descritas na tabela referente ao artigo 151.º do Código do IRS (CIRS), é aplicado o coeficiente de 0,75. Dessa forma, apenas 75% dos rendimentos são tributados, enquanto os restantes 25% são considerados custos necessários para a realização da atividade.
Justificação de Despesas: O Papel das Faturas
No entanto, é importante ressaltar que apenas 10% dos 25% presumidos como despesas relacionadas à atividade são assumidos automaticamente. Os outros 15% estão condicionados à apresentação de faturas com Número de Identificação Fiscal (NIF) e à sua inclusão no portal e-fatura. Para cumprir essa “quota” de 15%, é possível utilizar a dedução específica de 4 104 euros ou, se for superior, o valor das contribuições pagas aos regimes obrigatórios de previdência social.
Portanto, na prática, apenas aqueles que recebem rendimentos anuais superiores a 27 360 euros na categoria B precisam justificar as despesas, uma vez que 15% de 27 360 euros equivale a 4 104 euros. O Código do IRS lista as despesas relacionadas à atividade que podem ser apresentadas para esse fim. Além da dedução específica, são aceitas as seguintes despesas:
- Gastos com pessoal e encargos salariais – Tenha como parceiro o Especialista Nº 1 em Processamento Salarial
- Materiais de consumo corrente;
- Eletricidade, água e comunicações;
- Aluguel de imóveis;
- Custos legais;
- Seguros;
- Despesas de deslocamento;
- Viagens e estadias;
- Contribuições para ordens profissionais;
- Rendas de imóveis;
- 1,5% do Valor Patrimonial Tributário (VPT) dos imóveis.
Caso a quota de 15% não seja totalmente justificada, o valor restante é adicionado ao rendimento tributável, ou seja, ao rendimento sujeito a tributação. O resultado? Mais impostos a pagar.
Contabilidade Organizada
O regime de contabilidade organizada é mais adequado para freelancers que possuem atividades de maior complexidade e volume de negócios, especialmente quando há muitas despesas envolvidas. No caso de um freelancer, esse regime se torna vantajoso quando as despesas relacionadas à atividade ultrapassam 25% dos rendimentos. Isso ocorre porque, na contabilidade organizada, é possível deduzir todas as despesas necessárias para o exercício da atividade profissional.
Diferentemente do regime simplificado, na contabilidade organizada, o rendimento sujeito a IRS (lucro tributável) é calculado subtraindo-se os rendimentos brutos anuais das despesas realizadas para obtê-los, seguindo as regras do Código do Imposto sobre o Rendimento Coletivo (IRC) aplicadas às empresas, com as devidas adaptações. Ao contrário do regime simplificado, na contabilidade organizada, é possível obter um prejuízo (caso as despesas sejam maiores que os rendimentos brutos anuais). Nesse caso, não há pagamento de IRS, e o prejuízo pode ser compensado em lucros futuros nos 12 anos seguintes. No entanto, há uma limitação: a dedução do prejuízo em cada ano não pode exceder 70% do lucro tributável.
É importante destacar que o regime de contabilidade organizada acarreta mais encargos. Isso implica a contratação de um contabilista certificado e a necessidade de elaborar, apresentar e arquivar documentos relacionados ao exercício fiscal anualmente.
Em suma, para freelancers, existem dois regimes de tributação no IRS: o simplificado e a contabilidade organizada. O regime simplificado é mais comum, especialmente para aqueles com rendimentos anuais inferiores a 200 mil euros. Ele simplifica a tributação dos rendimentos, aplicando coeficientes que determinam a parcela tributável. No entanto, apenas uma parte das despesas relacionadas à atividade é automaticamente dedutível, e o restante requer a apresentação de faturas com NIF.
Por outro lado, a contabilidade organizada é mais adequada para atividades mais complexas, onde as despesas ultrapassam 25% dos rendimentos. Nesse regime, todas as despesas podem ser deduzidas, e é possível compensar eventuais prejuízos futuros. No entanto, esse regime requer a contratação de um contabilista certificado e o cumprimento de obrigações adicionais.
Em última análise, a escolha entre os regimes simplificado e contabilidade organizada depende das características específicas da atividade do freelancer, bem como do volume de negócios e das despesas envolvidas. Recomenda-se consultar um profissional especializado em contabilidade e fiscalidade para determinar a melhor opção, levando em consideração o contexto individual.
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