Dicas para contabilistas em teletrabalho

A partir de amanhã, o teletrabalho torna-se obrigatório em 121 concelhos ao contrário do que aconteceu no início da pandemia em foi em todo o país. 

Neste novo normal onde nos encontramos, os gabinetes de contabilidade destas zonas terão de manter os seus colaboradores em teletrabalho. A pandemia veio trazer a consciência que a transformação digital é necessária no método de trabalho contabilístico, principalmente trabalhando a partir de casa. Os contabilistas empresários terão de enfrentar não apenas os desafios de comunicação e produtividade que o trabalho remoto representa, mas também os riscos relacionados à segurança.

Mas a continuidade da contabilidade é necessária, em tempos de crise em que os contabilistas se tornaram suporte de vida no tecido empresarial português. Como tal deixamos algumas dicas e conselhos para quem estará a partir de amanhã em teletrabalho:  

Visão

Reveja as tarefas dos seus colaboradores e determine objetivamente quais podem ser realizadas em casa e quais não podem. As que não podem ser realizadas, adapte-se. 

Sair da sua zona de conforto traz receio do desconhecido mas estamos em tempos de mudança e quem não muda rapidamente fica para trás. A tecnologia na contabilidade é uma realidade e mal daqueles que não queiram entender esta transformação. O importante é adaptar-se.

Processos

Redefina processos não apenas como em teletrabalho devem ser executados, mas também o processo de comunicação com os clientes que dependem de si. Quem já trabalha em cloud terá a situação mais facilitada. A cloud permite essa facilidade de metodologia de trabalho onde em qualquer lugar de uma forma segura e fácil pode aceder a toda a informação. Quem normalmente, trabalha a partir de um servidor local terá de ter acesso remoto através de uma rede privada virtual VPN criando um “túnel pessoal” ao qual mais ninguém consegue aceder. Se todos os membros da sua equipa estão a trabalhar remotamente a partir de casa, esta é a forma como podem funcionar enquanto equipa sem terem de estar fisicamente reunidos nas mesmas instalações. E, devido ao COVID-19, este é um requisito novo e importante para muitos de nós.

Estabeleça com os seus colaboradores o uso adequado das ferramentas de trabalho para que a segurança do seu negócio não seja comprometida, principalmente com o uso das passwords próprias do seu gabinete de contabilidade como o uso indevido das palavras chaves dos seus clientes.

Comunicação

Escolha uma plataforma de comunicação e para o trabalho em equipa ideal. Poderá usar o Google Hangouts ou o Microsoft Teams para substituir as reuniões presenciais,  mas também o uso de um arquivo digital para a troca de imagens de faturas e outros elementos essenciais ao trabalho entre a sua equipa. Mantenha uma comunicação eficiente entre a sua equipa e os seus clientes e use a tecnologia disponível a seu favor.

Novo interface Synergise Secur encontra-se no mercado como gestão para cada contabilista em teletrabalho, monitorando a produtividade, experimente e comprove aqui